Рассылки по расписанию

Рассылка по расписанию отправляет отчёт на почту сама: каждый день, по выбранным дням недели или раз в месяц. У одного отчёта может быть несколько расписаний — например, ежедневное руководителю и ежемесячное собственнику.

Кто может: Администратор и сотрудники, которым открыт дашборд-источник
Где: Бизнес аналитика → Расписания → отчёт → панель «Отчёты» слева
Заранее: Есть отчёт с виджетами на листах — см. «Отчёты и рассылки»

Создать расписание

Откройте отчёт: «Бизнес аналитика» → «Расписания» → карточка отчёта.
В панели «Отчёты» слева нажмите стрелку «Развернуть» на карточке отчёта, затем «Расписание». Справа откроется панель «Новое расписание».
Заполните форму — поля описаны в таблице ниже. Обязательны «Название» и хотя бы один получатель.
Проверьте письмо кнопкой «Предпросмотр HTML письма».
Нажмите «Создать». Расписание появится в карточке отчёта и сразу включится.

Поле	Что указать
Название	Как расписание будет подписано в карточке, например «Недельный». Без названия расписание не сохранится
Получатели	Адрес почты — и Enter, запятая или пробел. Можно вставить несколько адресов сразу. Адрес добавится и если просто уйти из поля. Backspace в пустом поле убирает последний адрес. Строки, не похожие на адрес, пропускаются
Тема письма	По умолчанию «📊 Отчет: название дашборда»
Сопроводительное письмо	Текст в начале письма. По умолчанию «Автоматический отчет дашборда «название»»
Частота	«День» — каждый день, включая выходные; «Неделя» — по выбранным дням; «Месяц» — раз в месяц
Дни недели	Для «Недели»: «Пн» … «Вс», можно несколько. Если не выбрать ни одного, письмо уйдёт в понедельник
Время	Время отправки по Москве
День месяца	Для «Месяца»: с 1-го по 28-е
Форматы вложений	Файлы к письму: PDF, Excel, CSV, Markdown. По умолчанию выбран PDF
Виджеты в тело письма	Виджеты с листов отчёта, которые покажутся прямо в письме, без вложений
Онлайн-версия	«Вложить ссылку на онлайн-версию» — в письме появится кнопка «Открыть полный отчёт в вебе»

Новое расписание по умолчанию: «Неделя», понедельник, 09:00, вложение PDF, без виджетов в теле и без ссылки.

Виджеты в теле письма

В список попадают только виджеты, стоящие на листах отчёта. Нет виджетов на листах — вместо списка подсказка «В этом отчёте пока нет виджетов».
В письмо встраивается не больше 12 виджетов: если отметить больше, остальные при сохранении отбросятся без предупреждения.
Графики приходят картинками, таблицы, показатели и текст — разметкой письма.
Если виджет потом убрать с листов, в письмо он больше не попадёт.

Пока вы отмечаете виджеты, Антима считает размер письма. Большое письмо почтовые сервисы обрезают, поэтому Антима делит его на части:

Что видно внизу формы	Что будет
«Будет отправлено в N частях»	Получатель получит несколько писем с темой «… (часть 1 из N)». Файлы-вложения — только в первом
«⛔ Нельзя сохранить: нужно N писем (лимит 3)»	Больше трёх писем не отправляется. Кнопка сохранения недоступна — уберите часть виджетов из тела письма или отправляйте данные файлом PDF или Excel

Ссылка на онлайн-версию

С флажком «Вложить ссылку на онлайн-версию» в письме появится кнопка «Открыть полный отчёт в вебе». При отправке отчёт публикуется по ссылке — открыть его сможет любой, у кого есть письмо, без входа в Антиму.

Под флажком — «Установить пароль» или «Изменить пароль». В окне «Пароль публичной ссылки» пароль придумывают или создают кнопкой «Сгенерировать пароль», копируют кнопкой «Скопировать пароль» и нажимают «Сохранить». Пароль сохраняется сразу, до создания расписания, и действует для всех ссылок на этот отчёт. «Снять пароль» — открыть отчёт без пароля. Пароль отправляйте получателям отдельно, не в этом письме.

Подробнее о публичной ссылке — в статье «Поделиться отчётом».

Предпросмотр письма

«Предпросмотр HTML письма» открывает письмо на весь экран. Предпросмотр упрощённый: все отмеченные виджеты показаны одним письмом, даже если на деле оно разделится на части, а вложения перечислены по названиям файлов. Точный вид письма зависит от почтовой программы получателя. После изменений в форме нажмите «Обновить» в окне предпросмотра.

Управлять расписаниями

Расписания видны в карточке отчёта в панели «Отчёты» — нажмите стрелку «Развернуть». На странице «Отчёты» на карточке видно только их число: «Настроено N расписаний».

На карточке расписания — название, зелёная точка у включённого (серая у выключенного), частота и время — «Еженедельно · 09:00», число получателей и вложения — «3 получ. · PDF, Excel» или «без вложений». Если письмо делится на части, рядом с названием стоит отметка, например «2ч.».

Кнопка на карточке	Что делает
Выключить, Включить	Приостановить рассылку и возобновить. Выключенное расписание не отправляется, но остаётся в карточке
Удалить	Удаляет расписание сразу, без подтверждения
Открыть	Панель «Редактирование расписания» справа. Изменения сохраняет «Сохранить», «Отмена» или Esc закрывают панель без сохранения

Расписания удаляются и вместе с отчётом — Антима предупредит об этом в окне удаления отчёта.

Что получит адресат

Расписание берёт отчёт таким, каким он будет в момент отправки: текущие листы, фильтры отчёта и настройки «Раскрытие строк» и «Раскрытие столбцов». Периоды вроде «Прошлая неделя» считаются от дня отправки. Поменяли отчёт — следующее письмо уйдёт уже с изменениями.

Обычное письмо: тема, сопроводительный текст, виджеты в теле, кнопка онлайн-версии, если её включили, и файлы-вложения. Как устроен PDF во вложении — в статье «Отчёты и рассылки».

Если что-то пошло не так, отчёт не пропадает молча:

Ситуация	Что уходит
Не удалось собрать один из файлов, остальное письмо есть	Письмо без этого файла
Виджеты в теле письма выросли и уже не помещаются в три письма	Одно письмо «📊 Отчёт: …» с пояснением, что таблица слишком большая для тела письма, и выбранными файлами. Если файлов не выбрано — с данными отчёта в Excel
Источник данных не вернул ни одной строки	Письмо «⚠️ Отчёт не сформирован: …» с причиной и тем, что сделать. Его получают и адресаты, и автор расписания. Следующая попытка — в следующее время по расписанию

Если пришло письмо «Отчёт не сформирован», проверьте подключение источника данных — см. «Подключить источник данных».

Все рассылки в календаре

Включённые расписания видны в календаре в верхней панели платформы — значок «Календарь» справа вверху.

Откройте «Календарь». Дни с рассылками отмечены точкой.
Щёлкните по дню — появится список рассылок с временем отправки.
Щёлкните по рассылке — будут видны дашборд, частота и время, дни недели и дата следующей отправки.
«Перейти к настройкам» открывает редактор отчётов этого дашборда. Если расписание принадлежит не отчёту «по умолчанию», выберите нужный отчёт в панели «Отчёты» слева.

Спрятать рассылки из календаря — кнопка «Настройки» в календаре, переключатель «Расписания рассылок». Там же видно, сколько расписаний включено.